Como a Flex conseguiu agilizar processos internos e reduzir 30 mil folhas de papel
A Flex é uma empresa que atua no mercado de Gestão de Relacionamentos, oferecendo soluções completas e digitais para atender as necessidades de interação entre empresas e clientes. Com 10 anos de história, possui 14 unidades operacionais localizadas nos estados de São Paulo, Santa Catarina e Rio Grande do Sul. Atende cerca de 80 clientes e mais de 12 mil profissionais.
Desafio A empresa queria agilizar processos internos, entre eles, a intermediação das contratações de colaboradores para os clientes digitalizando os processos de recursos humanos. A Flex estima que mensalmente eram gastas 30 folhas de papel por colaborador, além disso, precisava reduzir os custos com transporte, tempo e melhorar a organização e segurança do armazenamento destes documentos.
Solução Em agosto de 2019, a Flex passou a utilizar o Bry KMS juntamente ao YAKY — Zero Paper para realizar a integração com os certificados digitais e a gestão dos documentos. Com isso, novos colaboradores começaram a usar uma plataforma na qual fazem o envio dos documentos digitalizados, como atestados, contratos, aviso de férias, entre outros processos. A tecnologia permite ainda a coleta de assinaturas digitais, evitando a necessidade de deslocamento do colaborador que pode usar um aplicativo para isso. A solução da Bry permitiu à Flex um processo de transformação digital segura na gestão de RH, tornando o setor verdadeiramente paperless.
Resultados A solução da Bry Tecnologia garantiu mais agilidade e também ajudou a reduzir custos, além de causar menos impacto ao meio ambiente. A Flex estima que mensalmente intermedia a contratação de cerca de mil pessoas. Desta forma, serão economizadas cerca de 2 milhões de folhas de papel nos próximos anos, o que corresponde a 100 árvores. Outro benefício foi maior segurança no armazenamento dos dados. O objetivo é que todos os colaboradores novos e já contratados utilizem a solução da Bry.
Highlights da Solução
Economia de 30 mil folhas mensalmente
Agilidade em diferentes processos internos
Redução de gastos com transporte e logística
Plataforma intuitiva para upload de documentos
Melhora no arquivamento dos documentos que ficaram mais fáceis de ser encontrados
"A solução da Bry Tecnologia facilitou a eficiência nos nossos processos. Nosso objetivo é desmaterializar as etapas de uma forma segura e sem impactos ao meio ambiente. A certificação digital está nos ajudando nessa inovação"
Gabriel Monteiro
Analista de projetos da Flex
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