API de diploma digital auxilia UNESP a reduzir o tempo de entrega dos documentos a estudantes, com potencial de redução de 76%
A Universidade Estadual Paulista “Júlio de Mesquita Filho” (UNESP) passou a oferecer, em abril deste ano, a tecnologia de diploma digital para os mais de 35 mil estudantes da graduação. A migração do processo físico para o digital reduziu o tempo para produção do documento e facilitou a rotina de trabalho dos profissionais envolvidos nesse processo. No entanto, para que esses resultados fossem possíveis, a jornada da transformação paperless na instituição começou muito antes e contou com apoio da Bry Tecnologia, que desenvolveu a API usada pela UNESP para garantir que o processo aconteça de forma eficiente, ágil e segura.
Desafio A UNESP oferece cursos de graduação, pós-graduação e ensino médio para cerca de 40 mil estudantes. Em média, são 5,6 mil alunos que se formam anualmente na instituição. Por isso, a busca por tornar a emissão de diplomas mais ágil faz parte dos objetivos da universidade há alguns anos. Desde 2001, quando foi divulgada a primeira regulamentação sobre assinatura digital, a UNESP já acreditava que essa tecnologia poderia impactar positivamente o processo de emissão de diplomas. Quando a Portaria nº 330 do Ministério da Educação (MEC) foi publicada, em 2018, a UNESP passou a buscar formas de operacionalizar a mudança da assinatura física para o diploma digital, garantindo a validade e a segurança jurídica necessárias para esse documento.
Solução O primeiro passo para solucionar esse desafio foi mapear como o processo funcionava em papel para entender de que forma ele podia ser otimizado no modelo de tramitação digital. Com o fluxo mapeado e as regras de negócio definidas, a UNESP estabeleceu a infraestrutura de requisitos necessária para começar a emitir diplomas de forma digital e foi em busca de uma empresa parceira para o processo de assinatura digital. A Bry foi escolhida por atender aos requisitos estabelecidos pela UNESP e por ter o melhor custo-benefício. Alguns dos pontos principais, relembra Vitor Palacios, responsável pelo GTRA da UNESP, eram relacionados à segurança e aos fluxos de automação. Outro ponto importante para a escolha da solução foi o fato de a Bry oferecer uma API, que pode ser integrada ao sistema de emissão e registro de diplomas da UNESP.
Com a solução da Bry integrada ao sistema da universidade, parte do processo de emissão de diploma já se tornou digital e a UNESP já trabalha para tornar todo o processo 100% digital, desde a solicitação, passando pela inclusão dos documentos no processo e pela assinatura até chegar nas mãos dos alunos. Além disso, depois de emitido e registrado, o diploma digital fica armazenado no banco de dados da instituição e pode ser facilmente acessado sempre que necessário, inclusive para a verificação de sua validade.
Resultados Com a solução da Bry, o diploma digital ajudou a UNESP a reduzir o tempo médio necessário para a emissão dos diplomas, com potencial de gerar uma economia de até 76%. Além da economia de tempo, a instituição também identificou economia de recursos materiais e humanos. Com o diploma digital, os custos com itens de papelaria (papel, caneta, etc) e impressões são reduzidos consideravelmente. O processo digital também permite otimizar o trabalho dos profissionais envolvidos na emissão de diplomas, permitindo que eles se dediquem a atividades mais estratégicas para a instituição. Outro benefício oferecido pela versão digital é o aumento da segurança e da confiabilidade do documento, reduzindo a chance de um diploma ser falsificado, por exemplo.
Highlights da Solução
Potencial de redução de 76% no tempo médio para emissão de diplomas.
Otimização dos recursos humanos e materiais envolvidos no processo de emissão e registro dos diplomas.
Aumento da segurança dos diplomas, evitando fraudes.
Logística do diploma 100% digital, sem necessidade de deslocamento por parte dos estudantes.
Adequação à Portaria nº 554/2019, que dispõe sobre a emissão e o registro de diploma de graduação em formato digital.
"O diploma digital traz benefícios, tanto para a instituição, quanto para os estudantes. Porém, para que esses benefícios sejam sentidos na prática, é preciso que o processo de migração do físico para o digital seja construído com base na realidade de cada instituição e conte com o apoio de uma equipe com conhecimento técnico para implementar as mudanças. Ter o apoio da Bry foi fundamental para que o processo fosse realizado com sucesso na UNESP, tanto pela eficiência da solução, quanto pelo suporte que a equipe da empresa nos ofereceu."
Vitor da Silva Palacios
Responsável pelo GTRA da UNESP.
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