O reconhecimento de assinaturas nas empresas é um processo recorrente e que pode, ao final de um ano, ser o responsável por um montante financeiro significativo nos custos do seu negócio. Considerando que o valor de cada assinatura reconhecida fica em torno dos R$ 5 e que essa ação cartorial precisa ser feita em todas as páginas de vários tipos de contrato, a cifra pode representar, em muitos casos, dezenas de milhares de reais no longo prazo.
Além do impacto financeiro, há outros custos envolvidos. Reconhecer assinaturas em um documento exige que ele exista fisicamente em papel. Também por isso a tramitação dele dentro da empresa pode não ser a mais rápida, já que será necessário enviá-lo de um setor para outro — ou da empresa para o cliente — mais de uma vez. Mesmo que seja um ato frequente, vai contra a implantação de uma cultura paperless no ambiente corporativo.
A solução passa pela adoção da tecnologia e da criptografia por meio da certificação digital e da assinatura digital. Esses recursos são capazes de atribuir a mesma confiabilidade de uma assinatura manuscrita em uma folha de papel, inclusive com validade jurídica, sem a necessidade de gastar com papel, insumos de impressão, logística e armazenamento de documentos. O reconhecimento de assinaturas nas empresas é uma realidade em diversas organizações que já estão faturando mais em relação ao passado.
O Brasil concentra alguns bons exemplos sobre como a execução de uma estratégia focada na desmaterialização de processos pode fazer bem. Há cases de sucesso na área pública e principalmente na iniciativa privada, no mercado e envolvendo grandes empresas.
Veja este exemplo: uma das maiores redes de franquia de cosméticos do país precisou reduzir o tempo necessário para a abertura de uma loja, que levava meses para ser concluído. Enquanto isso, o empreendedor não podia faturar, mas os gastos estavam lá.
Para destravar a liberação dos documentos que autorizavam a operação, a solução envolveu o uso de uma plataforma de assinatura digital — o BRy SCAD. As solicitações passaram a ser aprovadas em menos tempo, pois passou a ser possível administrar a coleta de todas as assinaturas de forma digital. Resultado: mais lojas abertas e faturamento crescendo. A alteração deu tão certo que a novidade foi implementada também na área de suprimentos da rede. E o tempo da tramitação dos documentos para a abertura de uma franquia caiu de trinta dias para cinco.
Esse feito permitiu que a empresa superasse um dos maiores desafios de quem tem empresa no país: a burocracia pré-operações, que em alguns casos pode ultrapassar os três meses.
Para que o processo seja automatizado e a sua equipe possa se dedicar exclusivamente ao core do negócio, é fundamental que o reconhecimento de assinaturas nas empresas seja feito por meio de uma plataforma que gerencie o processo. É um software que pode estar disponível até na nuvem e organiza a distribuição e a coleta de assinaturas em documentos digitais.
Não são necessárias grandes intervenções prévias: basta definir quais documentos precisam ser assinados, confirmar os endereços de e-mail, nome, CPF ou CNPJ de cada parte envolvida e atribuir uma ordem de coleta — quem deve assinar primeiro, por exemplo. Também é possível não atribuir esse critério e permitir a assinatura em ordem aleatória.
Como a assinatura digital é um instrumento juridicamente reconhecido no Brasil, ao assinar um documento dessa forma fica eliminada a necessidade de executar o mesmo procedimento em um cartório.
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