No começo dos anos 2000 uma novidade tecnológica revolucionou a dinâmica de trabalho dos advogados de todo o Brasil: a primeira aplicação prática do protocolo eletrônico em um órgão da Justiça. Foi no Tribunal Regional do Trabalho de Mato Grosso e a movimentação virou realidade graças a uma Protocoladora Digital de Documentos Eletrônicos (PDDE). Essa tecnologia abriu uma nova era na rotina dos advogados de todo o Brasil.
A partir daquela época, esses profissionais não precisariam mais comparecer pessoalmente ao setor de protocolo durante o horário de expediente dos tribunais. O horário passou a valer até a meia-noite e as petições poderiam ser entregues digitalmente a partir de qualquer localidade, exigindo apenas um computador conectado à Internet. Isso flexibilizou a rotina e ajudou a aumentar a produtividade dos advogados, que não tinham mais que dedicar parte do seu dia aos deslocamentos — enfrentando todas as complicações do trânsito das cidades brasileiras.
Mais eficiente que um simples sistema de e-mail, a PDDE usa a tecnologia para atribuir confiabilidade, validade jurídica e alto nível de segurança à tramitação de documentos. Essa plataforma elimina a possibilidade de que os conteúdos enviados à Justiça tenham sido alterados e ainda certifica o horário de execução da ação. Isso é indispensável, ainda mais considerando que uma decisão do juiz pode interferir drasticamente na vida de uma ou mais pessoas.
As soluções de protocoladoras digitais mais eficientes do mercado obedecem aos mais rigorosos critérios de segurança estabelecidos por empresas e órgãos públicos. Totalmente baseado na criptografia, o processo começa com a geração de uma representação cifrada do documento — chamada hash — que é enviada à PDDE. Ela, por sua vez, produz um recibo assinado digitalmente contendo o próprio hash e a data e hora, que são obtidas por meio de uma fonte confiável de tempo.
Por conta dessas características, os documentos eletrônicos que circulam entre instituições e são recebidos por uma protocoladora digital podem facilmente substituir o papel, reforçando a ideia e viabilizando a adoção de uma cultura paperless. Isso significa que não há a necessidade de manter cópias do documento em papel, desperdiçar espaço ou recursos com salas-arquivo nem planejar roteiros logísticos para ir e voltar de tribunais com as petições.
O recibo gerado pela PDDE é inviolável, o que garante ao remetente que o documento foi entregue — de forma incontestável. Essa tecnologia está amparada pelas leis 9800/99 e 11419/06, que permitem a utilização e transmissão virtual de dados para a prática de atos processuais que até então dependiam de petição escrita.
Ainda que tenha sido desenvolvida para aplicação no ambiente jurídico, essa tecnologia apresentou eficácia, segurança e melhorias significativas em processos relacionados a outros setores da sociedade. Conheça alguns deles:
O que permite garantir a precisão da data e hora da geração do protocolo eletrônico é a manutenção do relógio interno da PDDE com uma fonte de tempo confiável — no caso, a Hora Legal Brasileira. A verificação desse ajuste é periódica e automática, e a protocoladora só opera se o grau de exatidão estiver dentro do limite aceitável conforme os requisitos das aplicações integradas e características da infraestrutura.
Além disso, todas as ações executadas são registradas e podem ser auditadas, o que garante a rastreabilidade do processo de protocolação. Todos os logs de operação são disponibilizados para acompanhamento por meio da interface web da administração do sistema.
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