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A gestão de documentos digitalizados é uma prática importante para as empresas que buscam eficiência e produtividade em suas operações diárias. Com a digitalização de documentos, organizações de todos os portes conseguem acessar informações de forma rápida e segura, eliminando grande parte do manuseio e da armazenagem física de papéis.
Conforme uma pesquisa promovida pela consultoria McKinsey & Company, as empresas que digitalizaram seus processos se tornaram até 30% mais produtivas. Portanto, a adoção de sistemas de gestão de documentos digitalizados reflete em um aumento substancial de competência e competitividade.
A gestão de documentos digitalizados é necessária diante da grande digitalização de processos, que está transformando a maneira como as organizações gerenciam informações, otimizando a produtividade e reduzindo os custos de maneira sustentável.
Com a digitalização de documentos, a produtividade da equipe é incrementada devido à automação de processos e ao aprimoramento do fluxo de trabalho. A busca e o compartilhamento de documentos tornam-se instantâneos, eliminando a necessidade do manuseio físico dos papéis.
Assim, as informações podem ser recuperadas rapidamente e as tarefas são executadas com mais eficiência. Portanto, a digitalização oferece vantagens como:
A transição para o armazenamento em nuvem reduz a necessidade de espaço físico para arquivamento e reduz as despesas com impressões e cópias. A sustentabilidade é fortalecida pela redução do uso de papel, contribuindo para a conservação de recursos naturais e redução da pegada de carbono da empresa.
Utilizar plataformas em nuvem oferece a vantagem de permitir colaboração em tempo real entre equipes, independentemente de sua localização geográfica.
O acesso remoto a documentos digitalizados proporciona agilidade nas decisões e projetos colaborativos, garantindo flexibilidade e continuidade dos negócios em ambientes de trabalho diversificados.
As estratégias para fazer a gestão de documentos digitalizados é parte dos esforços para garantir a conformidade legal e a segurança das informações.
A gestão eletrônica de documentos deve cumprir com o Decreto n.º 10.278/2020, que estabelece as técnicas e requisitos para a digitalização de documentos com garantia de validade jurídica.
Ele determina os padrões que asseguram a integridade, autenticidade e a confiabilidade dos documentos eletrônicos. A conformidade legal inclui:
Garantir a segurança dos dados digitais nos documentos digitalizados requer a implementação de medidas técnicas e organizacionais para proteger contra acessos não autorizados e vazamentos. As práticas incluem:
A estruturação de uma política de segurança da informação deve ser uma prioridade para alinhar práticas da gestão eletrônica de documentos com a legislação vigente, maximizando a proteção aos dados e à empresa.
Uma gestão de documentos digitalizados deve ser baseada em soluções tecnológicas avançadas, que possibilitam a organização, o armazenamento, a recuperação e o compartilhamento eficiente dos mesmos.
Os sistemas de GED são plataformas que facilitam o gerenciamento de documentos digitais. Eles reúnem recursos como indexação por metadados para rápida localização de arquivos, versões de controle e permissões de acesso.
Além disso, eles proporcionam a compilação e a busca eficiente de documentos, transformando dados brutos em informações estruturadas e acessíveis.
Uma assinatura eletrônica assegura a validade legal dos documentos digitais, possibilitando que acordos e contratos sejam firmados digitalmente e em segurança. A autenticação de documentos é realizada por meio de certificados digitais que confirmam a identidade das partes envolvidas, assegurando a integridade dos documentos.
A integração de dados é um aspecto crucial, que envolve a capacidade de sistemas diferentes comunicarem-se e compartilharem informações.
Converter os documentos para formatos padronizados amplia a compatibilidade entre diferentes sistemas e dispositivos, garantindo a acessibilidade e a perenidade dos dados digitais.
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A gestão de documentos digitalizados representa um avanço significativo para a organização e acessibilidade das informações. O processo abrange tanto a conversão do formato físico para o digital quanto a catalogação e o armazenamento eficiente.
Segurança e a privacidade são reforçadas mediante o uso de sistemas de permissões e criptografia, garantindo que somente indivíduos autorizados tenham acesso aos documentos.
Assim, as empresas que implementam sistemas de gestão documental digital percebem uma melhoria na produtividade, com a redução do tempo gasto na busca e no manuseio de papéis.
Além disso, as soluções de digitalização proporcionam uma economia substancial de espaço físico, anteriormente destinado ao armazenamento de documentos.
