Índice
A gestão de contratos é uma prática que as empresas podem aplicar para assegurar que as obrigações contratuais entre duas ou mais partes sejam cumpridas da maneira acordada.
No decorrer da vigência de um contrato, é preciso monitorar de perto os termos estabelecidos, analisar os riscos associados e garantir a conformidade com as cláusulas.
Esta prática abrange desde a fase de planejamento, passando pela execução até a conclusão ou renovação do contrato.
Sendo assim, a gestão adequada de contratos tem um impacto direto na eficácia operacional de uma empresa e na manutenção de relações comerciais saudáveis e duradouras.
A gestão de contratos é o processo de administração e controle de todos os aspectos e fases dos contratos firmados entre uma organização e parceiros, fornecedores, clientes ou funcionários.
Esse processo abrange desde a criação e a negociação do contrato até a assinatura, execução, monitoramento, renovação e, eventualmente, o encerramento.
A ideia é que as partes cumpram as obrigações contratuais e estejam cientes dos acordos celebrados. É importante garantir a clareza nos termos que serão cumpridos para evitar ambiguidades futuras.
A gestão de contratos implica diversas etapas interligadas e estruturadas que garantem a conformidade com o que foi assinado. Conhecer cada uma dessas fases é fundamental para o sucesso na administração de contratos.
No planejamento, você identifica as necessidades e define os objetivos que o contrato deve alcançar. É a fase em que se estabelece o escopo, os prazos, os custos e os padrões de qualidade esperados.
Essa etapa é necessária para assegurar que todas as expectativas e responsabilidades estejam claramente delineadas.
A elaboração envolve a criação do documento contratual com todos os detalhes técnicos e legais. Devem ser especificados claramente os direitos e obrigações das partes envolvidas, além de se estabelecer os mecanismos para a execução e cumprimento do contrato.
A coleta de informações do contrato (qualificação das partes) pode ser feita de maneira eletrônica, permitindo com que boa parte do processo fique registrado digitalmente, com rastreabilidade e centralização dos dados.
A negociação é o momento de discussão dos termos do contrato. Você deve buscar condições que atendam aos interesses de todas as partes, mantendo um equilíbrio justo e transparente.
Na gestão de contratos, a etapa de ajustes é o processo no qual são feitos refinamentos e modificações nos termos e nas condições, conforme necessário, após a negociação inicial ou durante a execução do contrato.
Esta fase visa assegurar que o contrato permaneça relevante e exequível, refletindo qualquer mudança nas circunstâncias ou nas necessidades das partes envolvidas.
Antes de formalizar o acordo, a aprovação é necessária. É o processo em que as partes revisam o contrato final e confirmam se tudo está conforme o alinhado.
Isso pode ser realizado de maneira eletrônica, em que todos os envolvidos são convidados a dar um aceite antes do processo seguir para assinatura.
Trata-se do momento final de revisão e validação de um contrato antes da assinatura formal.
Na gestão de contratos, a assinatura é a etapa em que ambas as partes oficializam o consentimento com o contrato, através de assinaturas físicas ou eletrônicas.
As partes podem se reunir para assinar o documento em papel, podendo ocorrer em um local físico ou durante uma reunião formal. Além disso, se a assinatura for digital, elas assinam o documento de forma online, adicionando uma assinatura eletrônica juridicamente válida.
É relevante mencionar que, considerando os avanços da transformação digital, a assinatura eletrônica se afirmou como a opção mais eficaz e segura para a gestão de contratos.
O contrato assinado deve ser armazenado de forma segura, permitindo fácil acesso e recuperação da informação quando necessário. É preciso protegê-lo contra perda, danos e acesso não autorizado.
Esta etapa viabiliza a administração contínua do contrato, fornecendo um repositório centralizado para a documentação das obrigações e dos direitos contratuais.
Armazenando de maneira digital é possível automatizar determinados controles, como por exemplo a vigência do contrato, reajuste e outros.
Durante a execução, é vital monitorar o cumprimento do que foi acordado, garantir que todas as obrigações sejam cumpridas e resolver quaisquer problemas ou desvios que possam surgir durante a vigência do contrato.
Na conclusão do contrato, deve-se decidir pela renovação, com ou sem alterações, ou pelo encerramento do mesmo com a finalização de todas as atividades previstas. Dessa forma, este é o processo final do ciclo de vida do contrato.
A tecnologia desempenha um papel relevante ao aprimorar a eficácia da gestão de contratos, pois possibilita automatização de processos, armazenamento centralizado, redução de erros, monitoramento, cumprimento dos prazos, segurança, entre outros fatores, como veremos a seguir.
Você pode agilizar a gestão de contratos com softwares que automatizam tarefas repetitivas. Afinal, a automatização de processos agiliza a criação, assinatura, armazenamento e renovação de contratos, permitindo uma visão mais precisa do ciclo de vida do contrato.
A tecnologia possibilita o armazenamento de contratos em um sistema centralizado, facilitando o acesso e o controle dos documentos para os gestores e para as demais partes interessadas.
A utilização de sistemas digitais ajuda a diminuir erros humanos em etapas como elaboração e renegociação de contratos, proporcionando registros mais precisos. Isso é alcançado através da padronização de fluxos de trabalho e de validações automáticas de dados.
Com ferramentas tecnológicas, você consegue monitorar o ciclo de vida do contrato e fazer o acompanhamento de cada etapa, incluindo vigência e aditivos contratuais.
Elas contêm sistemas para rastrear o desempenho e otimizar o processo de tomada de decisões. Isso é relevante porque permite uma visão em tempo real do status dos contratos.
Os programas de gestão de contratos ajudam a garantir que você controle prazos e não perca eventuais renovações, por exemplo.
Portanto, eles ajudam a evitar atrasos, garantir a entrega oportuna de produtos e serviços, resultando em relacionamentos mais confiáveis e em uma possível redução de penalidades por descumprimento de prazos.
A assinatura eletrônica é uma opção viável para a gestão de contratos, pois oferece praticidade, agilidade e segurança na formalização dos acordos.
Existem três tipos de assinatura eletrônica. A assinatura eletrônica simples é a forma mais básica de assinatura, que pode ser utilizada para contratos de menor complexidade. É a forma mais utilizada em contratos.
Já a assinatura eletrônica avançada oferece um nível maior de segurança e validação, utilizando métodos como autenticação biométrica, senhas únicas ou tokens de segurança.
Por sua vez, a assinatura eletrônica qualificada é a forma mais segura e confiável de assinatura eletrônica, pois é realizada com o uso de um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora reconhecida.
Na gestão de contratos, os certificados digitais asseguram a legitimidade dos documentos e permitem a verificação da autenticidade dos contratos.
Eles garantem integridade e validade legal dos documentos eletrônicos. Além disso, oferecem uma base jurídica aceita para validar as transações comerciais, com redução de riscos de fraudes.
A assinatura digital facilita a formalização de contratos de maneira rápida e segura, sem a necessidade de deslocamento físico das partes envolvidas.
Isso é relevante porque elimina a necessidade de assinaturas presenciais, proporciona segurança às transações eletrônicas, agiliza processos e facilita o armazenamento de contratos.
O uso da tecnologia na gestão de contratos inclui protocolos de segurança para proteger informações sensíveis e para garantir a conformidade com regulamentações aplicáveis.
Ao fornecer medidas de segurança avançadas, como criptografia, controle de acesso e auditoria de registros, é possível proteger os contratos contra acesso não autorizado, garantir a integridade dos dados e evitar riscos legais e financeiros para as partes.
Os softwares de gestão de contratos oferecem análise de dados que auxiliam na tomada de decisão estratégica e no melhor entendimento do desempenho dos contratos. Assim, é possível identificar tendências, padrões e insights a partir de grandes volumes de informações contratuais.
As plataformas digitais permitem a colaboração entre as partes em tempo real, mantendo todos os interessados informados sobre o andamento das negociações e eventuais ajustes nos contratos.
Isso promove a transparência, reduz atrasos e erros, além de melhorar a eficiência na colaboração entre equipes e stakeholders, independentemente da localização geográfica.
A Bry é sinônimo de inovação e segurança no que se refere à criação de assinaturas digitais nos padrões da ICP-Brasil.
Com um compromisso inabalável com a validade de documentos eletrônicos, somos referência no Brasil em certificação, assinatura, biometria e carimbo do tempo.
Nossos produtos exclusivos, como Bry Signer, Bry Timestamp, Bry ID e Bry Cert, oferecem uma gama diversificada de ferramentas para atender às necessidades específicas de cada empresa ou indivíduos que precisam assinar documentos digitalmente.
Além disso, nosso suporte de alto nível garante que nossos clientes tenham a assistência necessária em cada etapa do processo, proporcionando tranquilidade e confiança em diversas operações digitais.
Então, quer saber mais sobre como podemos ajudá-lo? Entre em contato conosco pelo formulário e agende uma conversa agora mesmo!
Confie na Bry para fazer suas assinaturas digitais e junte-se às empresas que priorizam qualidade e segurança.
A gestão de contratos é um componente-chave para o sucesso operacional e financeiro de uma organização.
Essa prática envolve o planejamento, a execução e a análise de contratos, garantindo que os acordos sejam cumpridos e as expectativas das partes atendidas.
A abordagem estruturada permite identificar oportunidades de otimização e o gerenciamento proativo de riscos, sem perder de vista a necessidade de flexibilidade e adaptabilidade no ambiente empresarial.
Neste contexto, o uso da assinatura digital se sobressai ao otimizar processos e garantir validade jurídica aos contratos, sem abrir mão da segurança.
Por fim, uma boa gestão de contratos favorece o fortalecimento das relações comerciais, contribuindo para a formação de parcerias de longo prazo.
