Se o documento já é redigido digitalmente, por que imprimi-lo, enviá-lo para cada uma das partes assinar e reconhecer firma e, por fim, arquivar? Se, por muito tempo, esse processo era a única garantia de validade e segurança jurídica, hoje já não é mais assim. É possível ter a mesma garantia utilizando os certificados digitais, assinaturas digitais e um sistema de gestão de assinaturas digitais. E este último é o assunto deste artigo.
É por meio de um sistema de gestão de assinaturas digitais que todo o processo de autenticação de documentos - desde a nomeação das partes até a assinatura em si - vai acontecer, seguindo um fluxo de distribuição. Desta forma, é possível ter o máximo de proveito com a digitalização do processo de assinatura.
Mas e então, como esse sistema funciona e como o fluxo é criado? Para responder, vamos entender o que é um sistema de gestão de assinatura, como ele funciona e quais as vantagens de adotá-lo.
Parece não faltar nada ao conjunto: documento eletrônico, certificado digital e assinatura digital. De certa forma, isso é correto. No entanto, sem um sistema que gere um fluxo de distribuição, esse processo pode se tornar caótico, sobretudo se muitos signatários estiverem envolvidos. Daí a necessidade de agilizar esse gerenciamento.
O sistema de gestão de assinatura digital é uma plataforma em que se cria e gerencia o fluxo de distribuição do documento e a coleta das assinaturas das partes, automatizando boa parte do trabalho que antes era feito manualmente.
O que é automatizado? No caso de haver uma ordem de assinaturas, basta programá-la que o sistema a executará automaticamente, após a confirmação de cada assinatura da sequência. Além disso, não será preciso mandar notificações manualmente para o signatário da vez, pois o próprio sistema se encarregará disso. Aliás, até um prazo final para assinatura pode ser determinado previamente.
Um bom sistema de gestão de assinaturas ainda permite a coleta de assinaturas digitais, eletrônicas e híbridas (tanto digital quanto eletrônica), para você usar de acordo com a necessidade do documento.
Por fim, como o sistema é em nuvem, tudo isso pode ser feito a partir de qualquer dispositivo, seja computador, smartphone ou tablet, e estar integrado aos sistemas de sua empresa.
A criação de um fluxo de distribuição para coleta de assinaturas em um sistema de gestão de assinaturas digitais é muito simples. Veja o passo a passo:
Para assinar um documento em grupo, você vai criar uma coleta de assinaturas, nomeá-la e, se desejar, inserir uma breve descrição.
Nesta etapa, você vai configurar todo o processo de coleta de assinaturas de acordo com as suas necessidades.
Você vai adicionar todos os signatários e o tipo de assinatura que cada um utilizará, mas também poderá estabelecer uma data-limite para as assinaturas, assim como uma ordem de coleta (se preciso).
Após configurar a coleta, você fará o upload dos documentos que serão assinados, escolherá o padrão dos documentos digitais após a assinatura e configurará a posição delas.
Tudo pronto para enviar os documentos para os signatários. Ao serem notificados, cada um receberá um link de acesso para a o sistema de gestão de assinatura.
Quando todos os envolvidos assinarem o documento e se não houver pendências, a plataforma encerrará o processo e notificará todas as partes.
Adotar um sistema de gestão de assinatura para empresas é garantir benefício máximo da assinatura digital.
Confira as vantagens:
A Amaggi tem sentido todos os benefícios acima no seu dia a dia. A empresa, que atua na produção, beneficiamento e exportação de grãos e na importação de insumos agrícolas, tem operações na América Latina, Europa e Ásia, e demorava até 30 dias para concluir o processo de assinatura de seus contratos.
Com o certificado digital corporativo e o sistema de gestão de assinatura de documentos Bry SCAD em operação desde janeiro de 2020, a Amaggi acelerou a formalização de seus negócios, aumentou a segurança do processo de assinatura de contratos e está evoluindo em sua transformação paperless.
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