As empresas estão caminhando para o gerenciamento eletrônico de documentos porque precisam de agilidade para fechar negociações para se manterem competitivas.
Para isso, elas assinam ferramentas como sistemas GED, integram softwares de assinatura eletrônica e utilizam certificados digitais, se essa for uma exigência. Mas será que com isso está tudo pronto para dar certo?
Em partes.
Há alguns cuidados que as organizações precisam tomar para a transição para o gerenciamento eletrônico de documentos dar certo e se manter segura. E eles envolvem o processo de formalização digital, o fluxo dos documentos eletrônicos e as pessoas envolvidas neles.
Em formalização, há regras que as organizações precisam seguir para manter a validade dos documentos e sua segurança jurídica.
Na parte de pessoas, as organizações percebem que precisam engajá-las na mudança, tornando-as agentes da transformação paperless.
Em processos, demanda que envolve as pessoas, as organizações sentem a necessidade de redesenhar os fluxos antigos em papel para o novo modelo e responder como lidar com o acervo físico existente, mantendo um alto nível de segurança e conformidade.
Neste artigo, vamos responder que cuidados as organizações precisam ter ao iniciar o gerenciamento eletrônico de documentos e que tipo de solução vai facilitá-los. Acompanhe!
Para começar, a empresa precisa entender quais as normas para a digitalização do acervo de documentos físicos, que tipo de assinatura cada documento precisa ter para ser válido digitalmente e como elaborar e arquivar documentos em meios eletrônicos.
Quanto à assinatura exigida, há diferenças do setor público para o setor privado, mas também para cada área. Documentos do setor educacional e da saúde, por exemplo, têm regras específicas para serem formalizados no ambiente digital.
No meio digital, são três os tipos de assinatura eletrônica, com diferentes níveis de confiabilidade das evidências do ato:
Independentemente do nível de confiabilidade das evidências de uma assinatura, todos os tipos de assinatura têm força probatória, quando usados corretamente, de acordo com o tipo de documento em questão.
Baixe o infográfico: Como funciona a assinatura digital
Se a organização sabe que tipos de assinatura seus documentos devem conter, ela é capaz de determinar como vai precisar identificar quem interage com eles.
Na gestão eletrônica de documentos, essa identificação pode ser feita por meio de:
Certificados digitais, tanto emitidos pela ICP-Brasil quanto por outra autoridade certificadora, funcionam como um CPF ou CNPJ. Eles são uma comprovação da identidade única do portador, seja ele pessoa física ou jurídica. Sua segurança é garantida pelo uso de duas chaves criptográficas, uma pública e outra privada.
Já tecnologias como a biometria associam a autenticação a traços físicos, como a face ou as digitais, ou comportamentais da pessoa.
Sabendo como deve assinar e autenticar seus documentos, a organização consegue desenhar o novo fluxo.
O fluxo do papel tem etapas que deixam de existir no meio eletrônico, como impressão, envio por Correios, autenticação em cartório e mecanismos para acompanhamento do processo.
Por outro lado, notificações por e-mails, cadastro das partes, criação de arquivo eletrônico e outros itens passam a existir. A organização precisa desenhar esse fluxo.
Os sistemas de GED e software assinador utilizados vão ajudar muito nesse redesenho, mas também deverão ser adaptados às rotinas da empresa.
Esse cuidado é essencial para que a mudança - que visa a facilidade -, não seja percebida pela equipe como uma nova dificuldade.
Cuidado crucial para a gestão eletrônica de documentos dar certo é capacitar as pessoas para a mudança. Trabalhar a conscientização sobre o novo processo e o uso das ferramentas será necessário para garantir a adesão e o engajamento das equipes aos novos fluxos.
As empresas que estão buscando o gerenciamento eletrônico de documentos têm algumas opções de ferramentas.
Elas podem utilizar sistemas de GED, por exemplo. Alguns já têm a funcionalidade de assinatura digital, outros não.
Neste último caso, surgem duas opções: utilizar um software externo para realizar essa etapa, ou integrar as funcionalidades de assinatura eletrônica e digital, carimbo do tempo e verificação de assinatura aos próprios sistemas da organização por meio de APIs, como as da Bry.
Essa última opção gera valor para as organizações por vários motivos:
