O acervo acadêmico reúne todos os documentos que comprovam a vida acadêmica de um aluno, sejam produzidos ou recebidos pela IES. Isso inclui desde a produção acadêmica até o diploma propriamente dito. Haja papel, espaço e gente para gerenciar tal volume de documentos. Não por acaso em 2017 o MEC trouxe a agenda da digitalização do acervo acadêmico à tona, por meio do Decreto 9.235.
Porém, outras três portarias determinaram novo prazo para as IES adequarem seus acervos acadêmicos: primeiro, a Portaria 22/2017, que falava dois anos; depois, a Portaria 315/2018, que dava dois anos contados da sua publicação, alterando o prazo para abril de 2020; e por fim a Portaria 332/2020, que soma mais dois anos ao segundo prazo, levando a necessidade de adequação para abril de 2022.
Isso coloca a data limite de implementação do acervo acadêmico digital nas IES praticamente junto com a do diploma digital, em janeiro de 2022.
Então, como fazer a digitalização do acervo acadêmico? Neste post, a gente traz os principais requisitos para essa adequação. Confira!
A digitalização do acervo acadêmico é uma forma de adequar as IES à transformação digital de processos internos, o que vem na hora certa diante do contexto atual. O objetivo do MEC é tornar a papelada das instituições mais simples, organizadas, seguras e acessíveis pela instituição ou a quem solicitá-la. Entre as vantagens de digitalizar documentos acadêmicos estão:
No entanto, embora as vantagens de digitalização do acervo acadêmico sejam muitas - e as IES que saíram na frente já desfrutam uma vantagem competitiva -, desenvolver um projeto que atenda todos os requisitos das portarias do MEC é desafiador, dadas as limitações tecnológicas de desenvolvimento de sistemas e ao impacto relevante do programa nas instituições.
Para fazer a digitalização do acervo acadêmico, a Portaria 315/2018 prevê:
Na prática, isso significa que as IES devem implementar muito mais do que um simples sistema de armazenamento do acervo acadêmico. Além de cumprir as normas da Portaria, o GED precisa ter uma interface intuitiva, ser amigável à busca e navegação, estar adequado para ser alimentado com novos documentos e, é claro, garantir a segurança da informação de ponta a ponta.
Outro item que as instituições devem observar ao fazer a digitalização do acervo acadêmico é o último tópico da lista acima - o método de digitalização - que deverá carregar a mesma validade jurídica dos documentos originais, o que tem a ver com o cumprimento de certos requisitos. Vamos nos aprofundar sobre isso a seguir.
Para garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade do acervo acadêmico digitalizado, a Portaria nº 315 do MEC prevê que a IES adote, no sistema GED - junto com possibilidade de gerenciamento da base de dados, indexação para pronta recuperação do acervo e método de reprodução do acervo - a certificação digital da ICP-Brasil para os responsáveis. O que isso significa?
O certificado digital é a identidade digital, associada à pessoa física ou jurídica, que identifica a autenticidade de quem foi assinar um documento digitalmente. Ele oferece essa garantia por meio da identificação inequívoca de quem assina tal documento, no caso do acervo digital, a mantenedora. Para a digitalização do acervo digital, a Portaria não recomenda um tipo de certificado digital específico, logo pode-se usar A1 ou superior.
Associado à assinatura, há o carimbo do tempo, um registro do exato momento em que o documento foi assinado/autenticado. Ele garante a tempestividade do documento, ou seja, a data e hora de sua criação com base em fontes terceiras confiáveis.
Ele será usado, por exemplo, em assinaturas de documentos que demandam arquivamento de longo prazo, como o diploma digital. Assim, serve para manter a política de manutenção de guarda do acervo acadêmico, considerando a tabela de temporalidade documental.
Ao fazer a digitalização do acervo acadêmico da IES, o sistema GED vai precisar de tecnologias como a certificação digital e o carimbo do tempo para atender a legislação do MEC.
A BRy conecta facilmente ambas as soluções ao seu sistema de gestão de acervo acadêmico eletrônico por meio de APIs, adequando sua instituição à legislação do MEC sem que um sistema adicional precise ser criado e, logo, garantindo a familiaridade dos colaboradores ao sistema e a economia de não ter que executar um desenvolvimento complexo.
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