Hoje em dia, com o “boom” da prestação de serviços à distância, recorrer ao papel para formalizar os contratos é algo que está caindo em desuso. Cada vez mais os profissionais vêm aderindo à prática do contrato digital também por conta do avanço das tecnologias.
Afinal, com as transformações trazidas pela revolução tecnológica, ficou plenamente possível aliar digitalização de documentos e segurança total nas operações. É disso que falaremos neste conteúdo, explicando o que é contrato digital e como funciona a assinatura eletrônica. Continue a leitura e aprenda a formalizar esse processo!
O contrato digital é um documento cuja tramitação se dá por inteiro no ambiente digital. Isto é, todo o processo — desde a elaboração até a assinatura e arquivamento — ocorre no meio eletrônico. Contratos de diversas modalidades podem ser feitos no formato digital. Estes são alguns dos exemplos mais comuns:
Como sabemos, um contrato nada mais é do que um acordo de vontade entre duas ou mais partes envolvidas que, por meio deste documento, formalizam algo que foi combinado. No entanto, quando se trata de um contrato digital, é comum surgir a dúvida: ele tem validade jurídica?
A resposta é sim, desde que o contrato eletrônico possua uma assinatura digital ou uma assinatura eletrônica.
A legislação brasileira — conforme a MP 2.200-2/2001 — reconhece a validade jurídica não somente das assinaturas digitais, como também das assinaturas eletrônicas, com base no princípio da liberdade de celebração dos contratos. A diferença, no entanto, é que cada uma dessas modalidades de assinatura apresenta determinado nível de segurança.
As assinaturas digitais são aquelas que utilizam um certificado digital.
As que utilizam um certificado ICP-Brasil presumem-se verdadeiras em relação aos signatários e são conhecidas também como assinatura eletrônica qualificada. Já as com certificados não ICP-Brasil presumem-se verdadeiras desde que admitidas como válidas e aceitas pelas partes envolvidas, e são chamadas também de assinatura eletrônica avançada.
As assinaturas eletrônicas sem certificado digital, por sua vez, recebem a nomenclatura de assinatura eletrônica simples. Elas não têm presunção de legalidade, e dependem de outras variáveis que vão garantir a sua validade, como os dados de identificação do signatário e as evidências comprobatórias do ato da assinatura: a geolocalização ou IP do dispositivo utilizado, por exemplo.
A escolha da modalidade de assinatura mais conveniente depende de uma avaliação caso a caso. Os contratos de locação, as procurações e os serviços advocatícios normalmente podem ser assinados sem a necessidade do certificado digital.
Processos internos de uma empresa, por outro lado, exigem um nível vinculatório mais específico. Nesse caso, a opção pelo certificado digital corporativo (não ICP-Brasil) é a mais recomendada.
Finalmente, aqueles contratos externos e críticos demandam assinatura digital com certificação ICP-Brasil.
Saiba mais sobre a validade jurídica das assinaturas eletrônicas e veja como se adequar à legislação vigente!
Vimos que uma série de modalidades de acordo podem ser oficializados por meio de um contrato digital. Vamos agora às principais vantagens da digitalização desses documentos.
Esse tipo de contrato permite fazer adaptações — como alteração de cláusulas — com muito mais rapidez do que no modelo convencional, já que é bem mais fácil consultar e editar o documento no meio eletrônico em vez de ajustar e ainda ter que realizar novas impressões.
Por esse mesmo motivo, o gerenciamento das informações também é mais ágil e prático, assim como a formalização do documento. Bastam alguns cliques para fazer o envio do contrato por e-mail e para acompanhar o andamento das assinaturas.
Como mencionamos, o contrato eletrônico tem validade jurídica — desde que possua assinatura eletrônica ou digital. Isso garante a segurança da tramitação, já que não é possível fraudar nenhum dado depois de o documento ter sido assinado.
Outra vantagem se dá também em relação à segurança das informações sensíveis e sigilosas, as quais ficam devidamente protegidas na plataforma eletrônica.
Como a tramitação do contrato digital é muito mais ágil em comparação à papelada tradicional, a redução de custos no processo é evidente.
Além de não ser necessário arcar com papéis, impressões e deslocamentos, não haverá ocupação de espaço físico no escritório para armazenar os contratos, e o sistema eletrônico permite uma gestão interna mais otimizada.
Por fim, também é vantajoso do ponto de vista da sustentabilidade, afinal, a prática do paperless já é uma realidade.
A criação do contrato digital segue praticamente os mesmos padrões do contrato físico, constando as etapas principais da elaboração, como a qualificação das partes, o objeto do contrato e as obrigações envolvidas.
É fundamental qualificar as partes de forma detalhada, pois isso evita confusão de dados no caso de eventuais problemas judiciais. As informações mais importantes nesse sentido são:
Quanto às informações do objeto do contrato, certifique-se de listá-las também de forma detalhada, pois, quanto mais completo for o documento, mais as partes estarão resguardadas no caso de complicações futuras.
Ambiguidades e mal-entendidos são problemas comuns quando o objeto contratual não está claramente definido. Nesse sentido, os principais aspectos que devem ser elencados são:
Lembre-se de que esses dados são variáveis, alterando-se conforme o objeto estabelecido. O prazo de duração contratual geralmente depende do tipo de negociação que está sendo desenvolvida. Um contrato de prestação de serviço, por exemplo, poderá ter prazo determinado ou indeterminado.
Esteja muito atento sobretudo na elaboração das cláusulas de cancelamento e rescisão, pois são elas que definem as sanções no caso de desistência, de modo a não gerar prejuízo para os envolvidos.
As cláusulas de reajuste também são muito importantes para as partes se precaverem contra eventuais mudanças de “rota”, pois possibilitam determinadas modificações conforme aditivos contratuais.
O formato do documento é outro ponto que exige atenção redobrada na hora de elaborar um contrato digital. Normalmente, os documentos em PDF são os mais frequentes, tendo em vista que podem ser abertos com facilidade nos mais diversos softwares e sistemas operacionais. Além de evitar problemas como a perda da formatação, o PDF é o modelo mais adequado para a formalização por meio da assinatura digital ou eletrônica.
Como falamos ao longo do conteúdo, esse documento somente tem validade jurídica se contar com assinatura digital ou eletrônica. Isso significa que aqueles contratos assinados no papel e digitalizados em seguida não são considerados válidos judicialmente.
Saiba mais: Digitalizar assinatura x assinar digitalmente: qual a diferença?
Portanto, para assinar contratos digitais é necessário contar com plataformas especializadas nesse tipo de serviço, de modo a garantir a correta gestão e execução das assinaturas.
Com esse recurso, o profissional pode ficar tranquilo quanto à tramitação do documento, pois o assinador digital faz todo o processo de gerenciamento das informações e solicitação das assinaturas.
Um exemplo é o BRy Signer. A dinâmica da plataforma é bastante simples: basta fazer o upload do contrato digital no sistema, configurar os dados necessários e solicitar a assinatura dos envolvidos a partir do sistema inteligente.
O próprio sistema faz o envio para as partes interessadas solicitando as assinaturas. As partes então clicam no link de acesso ao contrato e, em poucos minutos, assinam o documento. Ou seja, esse processo otimiza o tempo de todos os envolvidos.
Os contratos digitais são amplamente utilizados por profissionais para firmarem acordos de prestação de serviços.
No entanto, nem sempre o cliente está familiarizado com a assinatura digital. Mais uma vez, destacamos a vantagem de contar com uma plataforma especializada, pois esse tipo de ferramenta é bastante intuitivo, o que facilita muito a experiência do cliente no sistema ao fazer a assinatura.
Além disso, existe o diferencial de realizar a assinatura em formato híbrido. Nesse caso, o profissional conta com certificado digital, porém o cliente poderá assinar sem o certificado. Ou seja: nada de burocracia, dificuldade ou perda de tempo! Tudo isso, é claro, sem abrir mão da segurança na tramitação do contrato e da confiabilidade na gestão do documento.
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