Toda empresa busca otimizar processos para ganhar eficiência e diminuir os custos de operação.
Os contratos – com clientes, fornecedores ou mesmo de RH – são um gargalo comum, pois geralmente envolvem burocracia, trâmites demorados e geram gastos com papel, transporte e armazenamento. Uma solução para isso é a assinatura de contratos online.
A tendência da desmaterialização de documentos ainda é recente, mas já começou a ser implementada no mundo corporativo.
Trata-se de transformar um processo que utiliza papel – como assinatura de contratos – em um processo 100% eletrônico. Ela também é conhecida como transformação paperless, ou sem papel.
Diferente da digitalização, que transforma um documento físico em digital, a ideia da desmaterialização é que todos os documentos sejam eletrônicos desde a origem.
Porém, para isso, é preciso contar com uma solução de assinatura digital. Neste artigo, você vai ver como assinar contrato online com validade jurídica e eliminar a necessidade de usar papel na sua empresa.
A maior dúvida quando se fala em assinatura de contratos online é se os documentos terão validade jurídica, ou se esse processo é seguro.
A resposta é: sim, desde que feito da forma correta, contando com a tecnologia de criptografia. Não basta digitalizar um documento assinado no papel ou inserir uma imagem no arquivo digital — essas são práticas arriscadas, mas que muitas pessoas ainda acreditam ser eficazes.
A assinatura digital é vinculada a um certificado digital — uma espécie de CPF eletrônico, que vincula uma pessoa física ou jurídica a um par de chaves criptográficas. Isso a torna 100% segura e garante a validade jurídica, com ônus da prova.
Baixe nosso infográfico e saiba tudo sobre assinatura digital
Já a assinatura eletrônica pode ser feita sem um certificado digital, mas só é válida juridicamente quando é estabelecido um acordo entre as partes.
Ela confere autenticidade às assinaturas por meio de uma série de evidências, como geolocalização, endereço IP ou biometria, por exemplo.
A partir da Lei 14.063/20, novas classificações foram criada para as assinaturas digitais e eletrônicas:
As empresas podem utilizar essas tecnologias para assinar os contratos online, eliminando burocracias e gastos com papel. Isso pode ser feito por meio de um assinador digital, como o BRy Signer.
A seguir, vamos ver como assinar contratos online é simples e rápido.
O processo para assinar um contrato online com o BRy Signer é bem simples. Em 4 passos rápidos é possível finalizar todo o processo.
No BRy Signer, a assinatura do contrato pode ser feita por três tipos de perfil diferente:
Depois de definir qual o tipo de processo de coleta de assinatura, o sistema solicita a inclusão do nome e do e-mail dos assinantes.
Ao lado do campo de adição do e-mail, você consegue selecionar o tipo de assinatura desejada para cada signatário. Ou seja, é nesse local que você vai definir se a assinatura é simples, avançada ou qualificada.
Nesse mesmo menu, você pode “Solicitar autenticação de acesso aos documentos” para controlar quem pode ou não ter acesso ao contrato.
O BRy Signer também permite que você adicione os revisores do contrato. Isso é feito nos botões correspondentes abaixo dos campos para inserir assinantes.
Com esse recurso, é possível incluir os assessores, profissionais do time financeiro ou jurídico para validar os contratos e garantir a segurança no processo.
Além dos revisores, também é possível adicionar participantes em cópia. Assim, eles recebem os documentos e podem acompanhar o processo das coletas de assinatura, mesmo que não sejam revisores ou signatários.
Caso seja necessário, também é possível definir a ordem das assinaturas. Basta selecionar o modo “Definir ordem de assinaturas”. Ao lado dos nomes dos assinantes vão aparecer números. É só arrastar e alterar de acordo com a ordem desejada.
Em seguida, adicione os documentos em PDF, com limite total de 25 MB. É possível fazer a assinatura de diversos documentos de uma só vez — recurso chamado de assinatura em lote.
O sistema permite que o documento seja adicionado ao arrastá-lo para dentro da plataforma, pelo botão de selecionar arquivos e também via Google Drive. Uma janela vai abrir no computador, para que você selecione o documento desejado.
Nas “Configurações adicionais”, é possível criar algumas definições:
Por fim, a última etapa é a de revisão e assinatura. É nesse momento que você pode editar ou alterar dados como e-mails dos assinantes, documentos para assinar e configurações da assinatura.
Na fase de revisão, depois que tudo estiver validado, você pode ir até “Posicionar assinaturas” para determinar onde elas devem ser feitas. Para isso, selecione um signatário, e clique ou arraste os seus campos para adicionar ao documento:
Você pode inserir selos de assinatura e outras opções de personalização.
Os campos adicionados ao documento podem ou não ser preenchidos pelo criador da coleta. Caso não sejam, o sistema solicitará ao signatário para adicioná-los. Além disso, você também pode incluir uma caixa para inserir o rodapé da assinatura.
Com as assinaturas devidamente posicionadas, clique em “Solicitar assinaturas”. O sistema vai enviar uma solicitação por e-mail para os signatários, que receberão um link para assinar.
Quando não há mais signatários além de você, é só finalizar o processo e fazer o download do documento assinado.
O BRy Signer também permite a gestão das assinaturas coletadas.
Na aba de “Minhas assinaturas”, você consulta as assinaturas solicitadas e verifica seus dados, como a data limite, seu papel naquela assinatura, se você é criador, assinante ou ambos e o status da solicitação.
As suas assinaturas podem estar em:
O BRy Signer torna o processo de assinatura mais ágil, simples e fácil, permitindo o controle e a gestão de contratos.
A assinatura de contratos online dispensa o uso de papel e o trâmite de documentos, o que representa uma economia para a empresa. Os documentos eletrônicos são extremamente seguros, com garantia da integridade e validade jurídica.
Os documentos assinados em lote economizam tempo e dinheiro da empresa, uma vez que a cobrança é feita por envio, e não por número de assinaturas ou de documentos. Assim, é possível assinar múltiplos documentos e incluir múltiplos signatários no mesmo envio.
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