Descubra como as assinaturas digitais podem transformar pequenas e médias empresas, promovendo eficiência, segurança e maior lucratividade!
Transforme seus negócios com assinaturas digitais. Imagine substituir pilhas de documentos físicos por um processo rápido e eficiente com apenas alguns cliques, dessa forma, você agiliza operações e reduz erros. Bem-vindo ao mundo das assinaturas digitais, onde tecnologia e segurança se unem para transformar o modo como as empresas conduzem negócios. As assinaturas digitais para pequenas e médias empresas oferecem proteção, praticidade e conformidade legal indispensáveis no mundo atual.
As pequenas e médias empresas (PMEs) também podem – e devem – adotar a transformação digital. Além disso, mais do que atender às exigências legais, as assinaturas digitais proporcionam agilidade, redução de custos e uma experiência melhor para clientes e colaboradores.
Este guia foi criado para simplificar a jornada digital das PMEs, apresentando as principais vantagens, aplicações e histórias reais de sucesso. Saiba mais sobre assinaturas digitais para pequenas e médias empresas no nosso guia completo.
A assinatura digital é um mecanismo matemático que garante a identidade do signatário e a integridade de um documento eletrônico. Ela utiliza criptografia avançada, validando a autenticidade e evitando alterações indesejadas após a assinatura.
Assim como uma assinatura física, a digital possui validade jurídica quando vinculada a um certificado digital no padrão ICP-Brasil. Por essa razão, ela é regulamentada pela legislação brasileira.
Embora os dois termos sejam usados frequentemente, eles têm diferenças significativas. Por outro lado, ambos possuem aplicações específicas para diferentes cenários:
A assinatura digital híbrida combina elementos de assinatura eletrônica e digital. É ideal quando uma das partes (como clientes) não possui certificado digital, enquanto a empresa usa a tecnologia para validar o documento.
Esse modelo é amplamente adotado em contratos comerciais, facilitando negociações sem comprometer a segurança e validade jurídica.
As assinaturas digitais no Brasil tornaram-se válidas em 2001, quando foi promulgada a Medida Provisória 2.200-2, emitida em 24 de agosto. Desde então, essa medida garantiu autenticidade, integridade e validade jurídica para documentos eletrônicos, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais.
Essa medida provisória instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil.
A MP destaca claramente o valor das assinaturas digitais.
> Art. 1º Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
> Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentos eletrônicos de que trata esta Medida Provisória.
§ 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento
Ou seja, quando realizadas com um certificado emitido pela ICP-Brasil, as assinaturas digitais tem validade jurídica. As assinaturas eletrônicas também são válidas, e quando fazem parte de um contrato misto, com uma assinatura digital e outra eletrônica, tornam a parte jurídica mais forte, pois têm mais elementos de validação.
Ao usarem assinaturas digitais, as pequenas e médias empresas facilitam suas operações e melhoram a segurança. Existem muitos motivos para usá-las, alguns se destacam.
1. Eficiência Operacional: com a assinatura digital, o processo de assinatura de documentos é acelerado. Como resultado, as operações se tornam mais eficientes.
2. Redução de Custos: o uso da assinatura digital descarta a necessidade de impressão, envio por correio e armazenamento de documentos físicos, resultando em economia de materiais. A redução do uso de recursos contribui para práticas de negócio mais sustentáveis, tão importante e, por isso, exigida hoje das empresas.
3. Segurança Aprimorada: as assinaturas digitais possuem um nível de segurança superior. Além disso, elas oferecem maior proteção contra fraudes e alterações não autorizadas em documentos.
4. Facilita o Trabalho Remoto: os documentos podem ser assinados de qualquer lugar e a qualquer hora. Isso facilita o trabalho remoto, permitindo a colaboração digital e a continuidade dos negócios, mesmo em situações onde o trabalho presencial não é possível.
5. Cumprimento Legal: muitas vezes, as assinaturas digitais são juridicamente vinculativas e aceitas para a maioria das transações comerciais e legais. Isso auxilia na garantia de conformidade legal e pode evitar complicações jurídicas.
6. Experiência do Cliente: a assinatura digital oferece uma experiência de cliente mais suave e rápida, aumentando a satisfação e a retenção. O procedimento pode acontecer à distância e mesmo nos negócios com sede física, é possível enviar links em plataformas digitais como mensageiros instantâneos (WhatsApp, por exemplo) ou e-mail.
7. Cumprimento de pré-requisitos: para cumprimento de algumas obrigações fiscais, como emissão de notas fiscais eletrônicas (NFE) e procedimentos no eSocial, a assinatura digital é requerida no processo. Sem isso, a empresa não consegue cumprir suas obrigações e pode ser penalizada com multa e outros.
A assinatura digital funciona por meio de um processo de criptografia que garante a autenticidade e a integridade dos documentos assinados. No dia a dia, o passo a passo para começar a usar assinaturas digitais é bastante simples.
1. Obtenção de um Certificado Digital: o primeiro passo é obter um certificado digital de uma Autoridade Certificadora (AC) reconhecida, vinculada à ICP-Brasil. Este é um arquivo eletrônico que funciona como uma identidade digital, contendo informações sobre o detentor do certificado.
2. Criação do Documento: você cria o documento em um formato digital, como PDF, antes de assiná-lo.
3. Assinatura do Documento: usando um software ou serviço de assinatura digital, o detentor do certificado digital assina o documento. O software usa o certificado para criar uma "impressão digital" única no documento.
4. Verificação da Assinatura: após o documento ser assinado, ele pode ser enviado ao destinatário que, usando o software apropriado, pode verificar a assinatura para confirmar a identidade do signatário e garantir que o documento não foi alterado após a assinatura.
O processo pode ter pequenas variações dependendo do software ou serviço de assinatura digital que você está usando.
Para implementar assinaturas digitais em sua empresa, há alguns passos básicos, porém, relevantes.
Antes de mais nada, identifique quais são suas necessidades. Por exemplo, você precisa de assinaturas digitais para contratos internos, com clientes ou ambos? As assinaturas serão usadas de forma recorrente? Isso terá impacto na escolha do tipo de certificado digital, A1, A3, em nuvem ou em dispositivos, como token e smartcard. Também interfere nos recursos adicionais, como timestamp, o carimbo de tempo.
Para garantir a autenticidade e a integridade das assinaturas, você precisará de certificados digitais. Portanto, escolha um fornecedor confiável e reconhecido - Autoridades Certificadoras (ACs). Você precisará escolher entre o tipo de certificado e forma de armazenamento.
Como adiantamos antes, será preciso fazer algumas escolhas quanto às características do certificado.
O Certificado A1 é um arquivo digital que fica instalado no computador ou no servidor da empresa. Ele tem validade de 1 ano.
Forma de Armazenamento: sendo um arquivo digital, o Certificado A1 é armazenado diretamente no computador ou servidor onde foi instalado. Pode ser facilmente copiado e transferido, mas isso também pode ser uma desvantagem em termos de segurança. É preciso ter cuidado para o certificado não cair nas mãos de pessoas mal intencionadas.
O Certificado A3 é mais seguro do que o A1 devido ao armazenamento. Ele pode ser armazenado em um cartão inteligente (smart card) ou em um token criptográfico, e tem validade de 1 a 3 anos. Ou seja, não é possível fazer cópias, é preciso ter esses dispositivos para utilizá-los.
Forma de Armazenamento: você armazena o certificado A3 em um dispositivo físico, como um smart card ou token, e o conecta ao computador para usá-lo. Isso oferece um nível adicional de segurança, pois mesmo que o computador seja comprometido, o certificado não pode ser acessado sem o dispositivo físico.
O Certificado Digital na Nuvem é uma versão que, como o próprio nome sugere, não fica armazenada no computador local ou em um dispositivo físico, mas sim em servidores seguros na internet. Ele pode ser acessado de qualquer lugar e a qualquer momento, o que traz muita praticidade para o usuário. Além disso, o certificado na nuvem, por não estar atrelado a um dispositivo físico, não corre o risco de ser perdido ou danificado.
Tem validade de um a cinco anos.
Certifique-se de que todos os funcionários que usarão a assinatura digital estão devidamente treinados. Eles devem entender como assinar e verificar assinaturas digitais. O treinamento também colabora para que a tecnologia seja adotada com menos barreiras pelos colaboradores.
Uma vez que você tenha escolhido um fornecedor e obtido o certificado, você pode começar a implementar a solução de assinatura digital. O fornecedor que você escolheu deve ser capaz de fornecer orientações e assistência durante este processo.
A assinatura digital é, por si, uma grande aliada do pequeno e médio empresário. É possível fortalecê-la ainda mais com soluções tecnológicas complementares.
A assinatura digital faz parte dos processos, como a validação de documentos, fechamento de contratos, emissão de diplomas digitais e outros. Por isso, é essencial que exista uma solução que integre os softwares da PME com uma solução de assinatura digital. Isso permitirá que o uso da assinatura digital aconteça de forma prática e rápida. Outro fator importante é assegurar que o sistema atenda às diretrizes legais e de segurança. Por exemplo, a API da Bry Signer oferece suporte completo. Também é possível usar a solução em um portal web e extensão.
O carimbo de tempo é uma ferramenta que insere uma marcação temporal em um documento digital, adicionando mais uma camada de segurança aos documentos. É bastante útil para negócios que requerem alto cuidado jurídico, como seguradoras. Isso certifica a autenticidade e a integridade da data e do horário em que foi criado ou alterado.
Este recurso garante que não foram modificados após o instante registrado. Documentos que possuem carimbo de tempo apresentam uma vantagem considerável em termos de credibilidade e aceitação jurídica, especialmente em situações de auditorias e procedimentos legais.
Empresas de menor porte tem movimentação intensa. É como o lema diz “pequenas empresas, grandes negócios”, e para que as transações aconteçam de maneira rápida e segura, contar com automações colabora bastante. O Bry Signer, por exemplo, possibilita notificar os envolvidos na assinatura por e-mail, fazer disparos em massa e muito mais, poupando bastante trabalho manual da equipe. As automações também têm o potencial de reduzir a falha humana.
Armazenamento
É preciso se preocupar com o armazenamento dos documentos assinados digitalmente, principalmente quando são em grande quantidade. Sistemas como o Bry Signer já vêm com recursos bastante úteis para realizar a gestão. É importante que além de terem um destino, sejam organizados de forma que as pessoas encontrem os arquivos com facilidade. Outra característica inegociável é a segurança, os documentos devem ser protegidos do risco de perda e adulteração.
A assinatura digital traz diversos frutos para as empresas, mostramos isso na prática com os cases da ASOEC, Flex e Selbetti.
A assinatura digital com a Bry Signer possibilitou que a Associação Salgado de Oliveira de Educação e Cultura (ASOEC) emitisse 3 mil diplomas digitais em um dia. Anteriormente, a Associação tinha problemas consideráveis na emissão de diplomas e outros documentos, devido ao processo de assinatura demorado, sem automações. A maior dificuldade era a necessidade de envolvimento de diversos profissionais de diferentes departamentos, utilizando tokens físicos.
Este método causava atrasos significativos na entrega dos diplomas e elevados custos operacionais. A instituição chegou a experimentar uma solução de um concorrente, mas ela não proporciona a automatização necessária, resultando em um processo que ainda não satisfazia suas necessidades e expectativas.
A transição para a solução da Bry trouxe vários benefícios para as instituições de ensino. Entre eles:
- Capacidade de emissão de 3000 diplomas digitais em um único dia;
- Estabilização do sistema da ASOEC, que anteriormente sofria com instabilidades;
- Simplificação do processo de entrega do diploma, agora possível com um único clique para o aluno;
- Melhora na produtividade, pois a integração permitiu que todas as assinaturas necessárias fossem realizadas com um único clique, eliminando a necessidade de passar por várias pessoas e etapas;
- Conformidade com todas as portarias do MEC para emissão do diploma digital, incluindo a 1.095 e nº 554/2019;
- Redução de custos operacionais.
A Selbetti é uma empresa de soluções de equipamentos para impressão e pela pesquisa e desenvolvimento de softwares para gestão de documentos digitais. Em 2003, a empresa optou por entrar no mercado paperless. Para isso, a Selbetti precisava de um parceiro em certificação digital, colaborando com a integração dos sistemas com segurança jurídica.
“Alguns dos nossos clientes enfrentavam o desafio de criar e tramitar documentos na plataforma que, nas etapas que demandam assinatura, era preciso imprimir o documento, assinar, escanear e depois incluir de novo no processo digital, por isso nós buscamos incluir essa funcionalidade no nosso produto”, explica Rafael Leopoldo, Diretor Comercial e de TI da Selbetti.
Com a assinatura digital, a Selbetti conquistou:
- 20 mil assinaturas já realizadas na plataforma.
- Aumento de 20% da carteira de clientes da plataforma em 2020.
- Plataforma completa para a gestão de documentos digitais.
- Maior nível de força probatória dos documentos assinados na plataforma.
- Segmentação de mercado (Diploma Digital)
A Flex intermediava processos entre novos colaboradores e clientes, buscava aprimorar seus processos internos, incluindo a facilitação do processo de contratação de funcionários para seus clientes, por meio da digitalização dos processos de recursos humanos. A empresa calcula que, a cada mês, eram utilizadas cerca de 30 folhas de papel por funcionário. Além disso, a Flex desejava diminuir os gastos com transporte e tempo, bem como melhorar a organização e a segurança do armazenamento de documentos.
Com a assinatura digital e os recursos vinculados a ela, a Flex conquistou:
Assim como a Flex, ASOEC e Selbeti, você também pode ter mais eficiência, lucros e segurança com as assinaturas digitais. Este guia é o início da jornada. A Bry Signer está ao seu dispor para ajudá-lo nesta transformação. Venha conosco e descubra como podemos tornar a sua jornada empresarial mais tranquila e produtiva, fale conosco!
A Bry lidera a criação de assinaturas digitais nos padrões da ICP-Brasil com inovação e segurança. para a criação de assinaturas digitais nos padrões da ICP-Brasil. Somos a escolha definitiva para as empresas e pessoas que buscam soluções sem riscos de fraude para assinar documentos online.
Somos trust tech e utilizamos tecnologias que promovem a confiança em transações digitais, como blockchain e criptografia. Elas garantem a segurança, transparência e a autenticidade das interações online, o que reduz fraudes e aumenta a confiança entre os usuários e plataformas.
Com um compromisso inabalável com a validação de documentos eletrônicos, a Bry é referência no Brasil em certificação, assinatura, biometria e carimbo do tempo.
Nossos produtos exclusivos, como Bry Signer, Bry Timestamp, Bry ID e Bry Cert, oferecem uma gama diversificada de ferramentas para atender às necessidades específicas de cada empresa ou indivíduos que precisam assinar documentos digitalmente.
Além disso, nosso suporte de alto nível garante que os clientes tenham a assistência necessária em cada etapa do processo, proporcionando tranquilidade e confiança em diversas operações digitais.
Confie na Bry para contar com o que há de melhor em termos de criptografia e para fazer suas assinaturas eletrônicas. Assim, junte-se às empresas que priorizam qualidade e segurança.
As pequenas e médias empresas já veem as assinaturas digitais como uma necessidade estratégica, mais do que apenas uma tendência. Com ferramentas como o Bry Signer, você pode transformar suas operações, reduzir custos e aumentar a segurança.
Com tantas vantagens, é evidente que as assinaturas digitais para pequenas e médias empresas são uma solução indispensável para modernizar seus processos. Portanto, não perca tempo e comece a usá-las agora.
Pronto para dar o próximo passo? Entre em contato com a Bry e descubra como revolucionar seus negócios com assinaturas digitais!
