Assinar um documento manualmente é fácil. Difícil é todo o trâmite do papel. Especialmente nos casos em que os documentos precisam ser assinados por várias partes, ter firma reconhecida e ser arquivados.
Impressão, envio, autenticação e guarda envolvem tempo, energia e custos consideráveis para algumas organizações. Um mal necessário? De forma alguma, diante da possibilidade de assinar digitalmente.
Com a assinatura digital, o mesmo documento que hoje tramita no papel pode ser eletrônico do início ao fim do processo.
Após criado, ele é enviado por e-mail para as partes na ordem que você desejar, assinado por meio de uma plataforma e armazenado eletronicamente. Tudo isso com muito mais rapidez e um nível de segurança superior quando comparado ao processo feito em papel.
Para saber como isso é possível, confira este artigo!
Assinar digitalmente não é simplesmente digitalizar um documento em papel assinado manualmente.
A assinatura de documentos eletrônicos é realizada por meio de um assinador digital, um software que vincula ao arquivo do documento um conjunto de dados para identificar a pessoa que está fazendo a autenticação.
No caso da assinatura digital, este conjunto de dados está contido no certificado digital. Ele é como se fosse um CPF, no caso de pessoas físicas, ou um CNPJ, no caso de empresas.
Com essa tecnologia, é possível identificar o signatário de forma inequívoca, sem a necessidade de reconhecimento presencial.
Já as assinaturas eletrônicas fazem a vinculação de uma série de dados, que fornecem evidências sobre o signatário - como biometria, login e senha, localização, IP do dispositivo usado para assinar, entre outras.
Elas são válidas desde que haja um acordo prévio pelas partes, porém têm um nível de segurança considerado inferior ao do certificado digital.
A aprovação da Lei 14.063/20 definiu novas classificações de assinaturas e orientou sobre situações em que podem ser usadas:
Saiba mais sobre a diferença entre a assinatura digital e eletrônica no vídeo abaixo:
Para fazer uma assinatura digital ou uma assinatura eletrônica, é preciso utilizar um software assinador.
Este software atrela os dados do signatário ao documento eletrônico, seja a chave criptográfica do certificado digital, seja um conjunto de evidências.
Dessa forma, o documento eletrônico pode ser assinado digitalmente com certificado digital ou assinado eletronicamente sem certificado digital. Também é possível fazer os dois tipos de assinatura em um mesmo documento, o que chamamos de assinatura híbrida.
Veja a seguir outras vantagens de utilizar um assinador digital:
Um software assinador permite que as assinaturas de diversas partes interessadas sejam solicitadas e coletadas de uma só vez. Os signatários podem assinar contratos, projetos, declarações e documentos digitais.
A ordem de assinatura de um documento também pode ser determinada. A partir de uma configuração simples, o sistema faz a coleta na sequência estabelecida: quem será o primeiro, o segundo, terceiro signatário, e assim por diante.
Assim, o assinador só encaminha o documento para o segundo signatário quando o primeiro concluir a assinatura, por exemplo.
Após configurar as informações dos documentos, basta um clique para dar o comando e o sistema enviar a solicitação de assinatura por e-mail. O assinador envia um e-mail para cada parte envolvida com um link para acessar a plataforma e assinar.
As coletas de assinatura podem ser gerenciadas pelo próprio sistema. Você pode acompanhar o andamento das assinaturas, verificar status e data limite para conclusão do processo.
Também é possível editar as informações da coleta e organizar grupos de signatários para facilitar os envios.
O assinador também permite incluir uma representação visual da assinatura no documento, semelhante à assinatura manuscrita.
Apesar de não ser esta imagem que garante a validade da assinatura digital – e sim os dados atrelados ao documento, que não são visíveis – ela pode ser útil em alguns tipos de documentos eletrônicos. Esse é o caso de diplomas digitais.
O assinador conta com recurso de inclusão de campos que farão parte do documento, além de permitir o posicionamento de cada um de forma personalizada.
Nos campos, é possível adicionar nome, e-mail, rubrica, data e textos personalizados, deixando o documento organizado e com todas as informações visíveis.
Se o campo for adicionado e não for preenchido pelo criador da coleta, o sistema solicita que o signatário preencha.
Para assinar digitalmente um documento, há diferentes soluções disponíveis: assinador em nuvem, em desktop ou ainda a API de assinatura digital para integrar a funcionalidade a qualquer sistema.
Saiba mais: Solução de assinatura digital: conheça as tecnologias da BRy
Sem papel, trâmites demorados, extravio de documentos e gastos com transporte. A assinatura digital é a forma mais rápida, segura e econômica de autenticar documentos. Veja como assinar com BRy Signer:
O primeiro passo é escolher quem vai assinar o documento:
Após definir esse critério, basta adicionar o nome e e-mail dos assinantes (no caso de “eu e outros” ou “somente outros”). Nessa etapa, também é possível selecionar o tipo de assinatura desejada para cada signatário no menu ao lado do campo de e-mail, em “Configurações”.
Em seguida, será necessário anexar o documento. É possível clicar no botão de upload e selecionar o arquivo no computador ou arrastar os arquivos para dentro do sistema. Também há a opção de selecionar documentos armazenados no Google Drive. Podem ser anexados diversos documentos, desde que estejam no formato PDF e atinjam no máximo 25mb de tamanho no total.
Por fim, nas “Configurações adicionais”, é possível editar algumas informações como título do processo de assinatura, adicionar notas que apenas o gestor verá, marcar para solicitar confirmação de e-mail — para quem não é autenticado — e selecionar a data limite para assinaturas serem realizadas.
Adicione campos personalizados para acrescentar informações ao documento. Você pode inserir uma representação visual da assinatura ou rubrica, por exemplo. Depois, é só assinar ou solicitar a assinatura.
Para isso, basta um clique! Se você for o único signatário, a assinatura será realizada neste momento e o arquivo ficará disponível para download. Se estiver fazendo uma coleta, o sistema enviará por e-mail a solicitação para todos os signatários.
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