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Saber o que é assinatura eletrônica é importante para quem deseja obter eficácia e agilidade nas operações. Ela é uma das formas mais eficientes de autenticar documentos no meio digital.
Fácil, rápida, segura e econômica, a assinatura eletrônica é cada vez mais utilizada por pessoas ou empresas que desejam otimizar processos.
Apesar de parecer simples, esse conceito ainda gera muita confusão. Isso porque há diversas formas de fazer a assinatura de um documento eletrônico. Dependendo da tecnologia adotada, o grau de segurança das informações e a validade jurídica do documento variam.
Segundo a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil, o conceito que define o que é assinatura eletrônica é amplo.
O termo representaria qualquer conjunto de dados eletrônicos associados a outro conjunto, que deve conferir a autenticidade ou autoria do primeiro.
A definição parece complicada, mas significa que a assinatura eletrônica é toda forma de subscrição que possa ser vinculada, de alguma maneira, a um signatário.
Essa vinculação pode ser feita de várias formas, como: biometria, login e senha, endereço de IP do dispositivo, localização, e-mail e certificado digital.
Todos esses mecanismos ajudam a identificar alguém no meio digital, com maior ou menor nível de segurança.
Para entender o que é assinatura eletrônica é necessário diferenciá-la da assinatura digital.
Na prática, a assinatura eletrônica é aquela feita sem um certificado digital, enquanto a assinatura digital se baseia em um certificado ICP-Brasil. Assim, toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.
Como vimos, a assinatura digital é aquela que utiliza um certificado digital para identificar o signatário.
Essa tecnologia funciona como um CPF ou CNPJ no meio eletrônico, e é a forma mais segura de autenticar documentos. Ela apresenta duas possibilidades, como:
A assinatura eletrônica não se apoia em um certificado digital. Seu registro ocorre com base em um conjunto de evidências que auxiliam na identificação do signatário, como:
Para realizar uma assinatura eletrônica é preciso utilizar um software assinador, que pode se apresentar em formato SaaS (Software as a Service).
Ele atrela ao documento os dados relacionados ao signatário. Isto é, as evidências coletadas no ato da assinatura.
Para assinar, basta fazer o upload do arquivo no software, criar a representação visual da assinatura e clicar em “Assinar”. Com esse processo simples, autentica-se o processo.
É importante destacar que a representação visual da assinatura não é o que garante a autenticidade, mas sim os dados atrelados ao documento.
Leia também: Posso imprimir um documento assinado digitalmente?
A MP 2.200-2/2001 reconhece a validade jurídica tanto da assinatura digital quanto das assinaturas eletrônicas. Ela se pauta no princípio da liberdade da forma de celebração de negócios.
De acordo com a Lei 14.063/20, válida para órgãos públicos, a assinatura eletrônica é enquadrada como assinatura eletrônica simples.
Assim, o que varia é a força probatória de cada modalidade de assinatura, como:
Agora que você já sabe o que é assinatura eletrônica e a diferença em relação à assinatura digital, resta conhecer qual é a melhor opção para as suas necessidades.
Neste caso, considere os documentos que costumamos assinar diariamente. A maioria deles não precisa de reconhecimento de firma. Portanto, a assinatura eletrônica poderá ser usada nos mesmos casos em que a assinatura manuscrita simples é aceita.
Além de ajudar a desmaterializar processos que continuam no papel, a assinatura eletrônica conta com uma vantagem adicional sobre a assinatura manuscrita: ela coleta várias evidências de sua realização que não podem ser fraudadas.
Os benefícios dela também incluem a praticidade, ao dispensar a necessidade de um certificado digital, e o valor reduzido em relação à assinatura digital.
Apenas documentos que tenham maior grau de criticidade, como diplomas universitários, laudos e receitas médicas, precisarão de evidências mais fortes e da autenticação do certificado digital para serem considerados válidos.
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O que é assinatura eletrônica? Simplificando, ela tem um conceito amplo que engloba, inclusive, a ideia de assinatura digital. Porém, na prática, ela nada mais é do que uma assinatura feita sem certificado digital.
Ela pode ajudar diferentes empresas e profissionais a ganhar mais eficiência, economizar recursos e entrar de vez na era digital.
