O dia 05 de fevereiro é uma data especial para o universo online. Instituiu-se o Dia Internacional da Internet Segura, iniciativa de instituições como a Comissão Europeia e a ONG Safernet. O objetivo é unir diferentes atores do ecossistema digital, públicos e privados, em atividades que impactem escolas, universidades, organizações do terceiro setor em torno do uso livre e seguro da rede. Em apoio a esta importante iniciativa, a Bry reuniu algumas dicas práticas para manter seus documentos eletrônicos em segurança. Aproveite a leitura!
A transformação digital já impacta há anos o dia a dia de empresas, órgãos públicos e profissionais liberais. Documentos eletrônicos não são novidade nos escritórios, mas eles nem sempre são tratados com a segurança que deveriam. No ritmo acelerado que os profissionais de hoje costumam trabalhar, é comum que documentos sejam enviados por equívoco, por exemplo. O que acontece se eles forem enviados a pessoas mal-intencionadas, ou caírem em mãos erradas?
Essa é uma pergunta difícil de responder. Por isso, o melhor que os gestores podem fazer é investir na segurança dos documentos eletrônicos. Abaixo, listamos algumas tecnologias da certificação digital que garantem máxima segurança aos seus documentos eletrônicos.
A assinatura e o certificado digital são elementos básicos de segurança eletrônica. O certificado digital é uma identidade eletrônica para pessoas ou empresas. Ele equivale à uma carteira de identidade do mundo virtual. Na prática, funciona como um CPF ou um CNPJ eletrônico. Essa ferramenta está disponível no Brasil desde 2001, após a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil.
A partir dele que é possível obter a assinatura digital. Ela imprime autenticidade em transações online e outras funcionalidades. Com essa tecnologia, é possível identificar cada usuário, além de cada documento autenticado, mesmo à distância. Isso confere legitimidade aos documentos digitais, que passam a possuir validade jurídica.
Existem soluções em assinatura digital disponíveis na web, que podem ser acessadas de qualquer dispositivo móvel, como celulares e tablets, além de seu próprio computador desktop. Você poderá assinar contratos, projetos, atas, procurações, fotografias e até mesmo adquirir seu certificado digital e armazená-lo em nuvem. Tudo de maneira fácil, rápida, e segura.
Com a assinatura digital, seus documentos eletrônicos já estarão muito mais seguros. Mas, especialmente em documentos com prazos, a adoção do carimbo do tempo pode garantir ainda mais segurança e legitimidade.
Um carimbo do tempo garante que a data e hora de determinado documento está correta e que o certificado utilizado estava válido no momento da assinatura. Isso é necessário porque os relógios eletrônicos dos computadores, que geralmente fornecem a data e hora para o documento digital, podem ser facilmente alterados, invalidando o processo.
Além disso, podem existir diferenças entre um relógio e outro, gerando equívocos. Com o carimbo do tempo, é possível eliminar esses problemas e conferir ainda mais segurança à certificação digital.
Se sua empresa já utiliza a assinatura digital em documentos eletrônicos, o próximo passo é otimizar e organizar esses arquivos de maneira inteligente. Para isso, uma boa solução é adotar um sistema de coleta de assinaturas digitais.
Além de servir como assinador digital, este sistema trabalha criando fluxos para agilizar o fechamento de contratos. Recebe o documento por upload ou integração com sistema de gestão eletrônica de documentos, notifica as pessoas que precisam assinar, e, após o fim da coleta das assinaturas, notifica quem iniciou o processo. Todo o histórico de assinaturas fica registrado.
Estas são algumas tecnologias que podem ajudar sua empresa a ter documentos eletrônicos mais seguros e confiáveis. Para conhecer melhor nossas soluções, entre em contato!
