O conceito de contrato remonta ao período clássico romano. De lá para cá, no entanto, apesar de estarmos em pleno desenvolvimento de uma economia digital, pouca coisa havia mudado com respeito ao modo como formalizamos nossos acordos. Até surgir a assinatura digital.
E ela veio na hora certa. Com negociações cada vez mais volumosas e envolvendo partes de vários pontos do mundo, não faltava necessidade e vontade de dar agilidade a esses processos.
A adoção da assinatura digital em contratos é uma forma de alcançar esses e outros objetivos.
Apesar disso, muitos ainda têm dúvidas sobre aderir ou não a ela, sobretudo no que diz respeito à segurança e à validade jurídica.
Por isso, neste artigo, você verá 5 motivos para utilizar assinatura digital em contratos, entender a validade desse tipo de assinatura e, ainda, saber que tipo contrato pode ser assinado com ela. Acompanhe!
Saiba a seguir por que utilizar assinatura digital em contratos é vantajoso:
Com a certificação digital assinar digitalmente contratos e documentos é ainda mais seguro do que manualmente – apesar de muitos acharem que não.
Isso porque cada assinatura digital está associada a um certificado digital válido, que contém dados do assinante cifrados por duas chaves criptográficas, uma pública e uma privada.
Essas chaves das assinatura digital garantem que o assinante é mesmo quem é, assim como que ele foi quem assinou o documento. Qualquer alteração automaticamente invalida a assinatura digital, que também pode passar por processo de validação.
Comparado a uma assinatura manual, que pode ser facilmente falsificada, esses requisitos são um incremento em segurança.
Leia também: Criptografia: como é aplicada na assinatura digital
Contratos importantes podem ser formados por dezenas de páginas e várias vias, assinadas por partes de vários lugares do mundo. Nada fora da normalidade em uma economia digital e global.
Mas o gasto financeiro com papel e impressão do material, somado aos custos com taxas de cartório, traslado das vias e outras despesas que podem surgir ao longo do caminho – como ligadas a extravio e arquivamento -, tem sido alto.
Se, até então, esse custo era considerado inerente aos negócios, com a possibilidade da assinatura digital dos contratos, todas estas despesas deixam de existir automaticamente, pois os documentos nascem e permanecem no ambiente digital.
Mais que economia em custos, os mesmos motivos que citamos acima geram economia de tempo.
Se o documento está na nuvem do software de assinatura digital de contratos, enviá-lo por correio não é mais necessário.
Automaticamente, o sistema notifica quem precisa assinar. Dessa forma, a assinatura de todas as vias pode ser concluída em poucos minutos, mesmo com diversas partes envolvidas.
E nós fizemos a conta de quanto tempo você pode ganhar: organizações que optam pela assinatura digital de contratos reduzem o tempo de assinatura em até 90%
Assim como economia com despesas e tempo, a gestão dos contratos e documentos digitais é mais fácil.
Todo esse processo é executado por um serviço de assinaturas, que tem um fluxo criado para otimizar o processo de ponta a ponta, centralizando-o.
Se há uma ordem correta de assinaturas, por exemplo, a plataforma, além de permitir essa organização, envia automaticamente o contrato para cada signatário no momento certo.
A eliminação do contrato em papel também tem um impacto positivo não apenas para os envolvidos e a gestão, mas também para espaços e meio ambiente.
Sem necessidade de impressão e de arquivos, a empresa poderá destinar antigos espaços reservados a documentos a outros fins e, de quebra, ganhar em sustentabilidade.
Há possibilidade, inclusive, da reversão em créditos de carbono para empresas que optem por este tipo de tecnologia. Isso pode ser muito interessante para organizações que trabalham com processos industriais e demandam a assinatura de um alto número de documentos.
Agora que os motivos pelos quais optar pela assinatura digital em contratos estão claros, você pode estar se perguntando: tais assinaturas têm validade jurídica?
A legislação brasileira – na MP 2.200-2/2001 – reconhece a validade jurídica não apenas da assinatura digital, mas também de assinaturas eletrônicas, pautada no princípio da liberdade da forma de celebração de negócios.
No entanto, o que varia é a forma como cada modalidade de assinatura está vinculada ao seu signatário, determinando os níveis de segurança. Funciona assim:
Desta forma, contratos assinados com assinatura digital têm validade jurídica garantida.
Saiba mais sobre o tema no Whitepaper: Validade Jurídica das Assinaturas Eletrônicas
Partindo do princípio da liberdade da forma de celebração de contratos e negócios, independentemente do meio, todas as formalizações são reconhecidas como válidas.
Isso significa que qualquer contrato pode ser assinado digitalmente. O detalhe, novamente, está na força vinculante e probatória da assinatura. Então, para decidir por que tipo optar, cabe uma avaliação caso a caso.
Assinaturas de contratos de aluguel, procurações, termos de uso, serviços advocatícios e de operadoras de saúde, por exemplo, podem receber uma assinatura eletrônica sem certificado digital.
Para processos internos da organização, optar pelo certificado digital corporativo (não ICP-Brasil) é a decisão mais acertada.
E, finalmente, para contratos externos e críticos, optar pela assinatura digital com certificado da ICP-Brasil garantirá o nível vinculatório adequado.
Vale ressaltar que o tipo e padrão de assinatura adequado para cada caso deve ser sempre verificado com o solicitante.
Falamos acima que toda a gestão de uma assinatura digital de contrato, assim como a própria assinatura — independentemente do tipo escolhido —, é feita por meio de softwares.
Além de otimizar o trabalho, esses sistemas garantem o nível de segurança necessário para o processo em si. Conheça as soluções da BRy Tecnologia:
É uma solução completa para facilitar a geração e a verificação das assinaturas digitais, eletrônicas ou híbridas.
Com ela, a empresa pode inserir ou melhorar as rotinas de assinatura de documentos eletrônicos de forma rápida e com baixo esforço de manutenção. Isso porque os recursos podem ser integrados ao software da empresa.
Ou seja, a API de assinatura digital permite integrar a funcionalidade de assinatura digital ou eletrônica ao software da empresa, como em um sistema de gestão de documentos ou um CRM.
É uma solução recomendada para empresas que têm a assinatura digital como parte de seus processos e buscam um recurso rápido e confiável.
Entre as vantagens de usar uma API de assinatura digital, estão:
Saiba mais: Como funciona uma API de Assinatura Digital
O assinador digital da Bry Tecnologia é o Bry Signer. Com ele você pode fazer as assinaturas em um sistema em nuvem, sendo possível acessá-lo de qualquer lugar. Isso facilita o uso por profissionais de diversas áreas e níveis de conhecimento em tecnologia.
A solução permite que você assine documentos PDF de até 25mb de maneira ágil e segura, não sendo necessário instalar nenhum programa. São três possibilidades de assinatura:
E também é possível fazer assinatura híbrida, em que é utilizada assinatura com certificado digital e sem certificado digital em um mesmo documento.
Mais do que simplificar os processos de formalização, o Bry Signer também tem recursos que facilitam a coleta e gestão de assinaturas. É possível fazer a assinatura de documentos em lote, ou seja, de vários documentos de uma só vez e acompanhar o status de cada pedido por meio de um painel.
Confira a seguir um passo a passo para fazer uma coleta de assinatura em contratos pelo Bry Signer.
Para criar uma nova assinatura, o Bry Signer oferece 3 alternativas em relação a quem assina:
Depois, é só adicionar o nome e e-mail dos assinantes. É possível ainda selecionar o tipo de assinatura desejada para cada signatário e adicionar pessoas como revisores e em cópia. Se a ordem das assinaturas for relevante, isso também pode ser feito.
O segundo passo para criar uma assinatura é fazer o upload dos arquivos, que devem ser PDF e ter um total de até 25mb.
Você pode editar o título do processo de assinatura para facilitar a gestão, além de adicionar nota (observação que somente você vê), marcar para solicitar confirmação de e-mail (para usuários não autenticados) e selecionar a data limite para assinaturas serem realizadas.
Na revisão, você pode editar algo que precise de alteração: nomes e e-mails dos assinantes, documentos para assinar e configurações da assinatura.
Também é possível posicionar as assinaturas, além de inserir selos, rubrica personalizada, rodapé e outras informações importantes para a personalização.
Em seguida, é só solicitar as assinaturas. Assim, uma notificação por e-mail será enviada aos signatários para acessarem o link e assinarem.
A Bry Tecnologia está no mercado há mais de 23 anos e é especialista no desenvolvimento de soluções para assinatura digital e certificação digital. Sendo assim, por meio dessa parceria, você terá confiabilidade, segurança e alta tecnologia.
Faça um teste gratuito do Bry Signer e conheça todas as funcionalidades.
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